BPO na Contabilidade: como a terceirização da gestão financeira fortalece empresas

O BPO, sigla em inglês para Business Process Outsourcing, ou Terceirização de Processos de Negócios, já é bastante comum em outros países e vem ganhando cada vez mais força no Brasil. O BPO consiste na terceirização de processos de uma empresa, permitindo que ela possa se concentrar em sua atividade fim, enquanto especialistas de fora da organização cuidam da gestão financeira. 

Através do BPO, empresas como clínicas médicas, por exemplo, podem dedicar mais tempo ao atendimento dos pacientes, enquanto a gestão financeira é tratada de maneira eficiente e profissional por uma empresa terceirizada. Contadores podem oferecer serviço de BPO para organizações dos mais diversos segmentos. Neste artigo, vamos falar um pouco mais sobre o potencial do BPO na Contabilidade.

Benefícios do BPO para empresas

O BPO atua para otimizar processos financeiros, garantindo uma gestão profissional e eficiente, sem perder o foco no que realmente importa: o core business das empresas. Entre os diversos benefícios trazidos pelo BPO, um dos mais significativos é a segurança dos dados. Muitas empresas ainda utilizam planilhas simples para gerenciar suas finanças, em um ambiente que oferece pouca confiança. O BPO resolve essa questão ao proporcionar uma solução eficiente desde o início, com um especialista qualificado em finanças atuando diretamente na empresa.

O BPO também facilita e simplifica a gestão de documentos, utilizando tecnologias alinhadas com as melhores práticas do mercado, como o armazenamento em nuvem, por exemplo. Estes processos eliminam a necessidade de ter grandes espaços físicos para guardar documentos, e ainda favorecem o acesso imediato ao buscar arquivos.

Outro benefício notável do BPO é a possibilidade de aumento de receita da empresa. Embora a terceirização não garanta este ganho de forma direta, ela prepara o terreno e cria condições propícias para isso. Ao organizar o sistema financeiro de sua empresa, o empreendedor pode se concentrar em sua atividade principal, tomando decisões mais assertivas para a condução do negócio. 

O BPO também tende a reduzir a inadimplência e o descumprimento de obrigações financeiras. A terceirização de processos financeiros otimiza e organiza contas a receber, automatizando e sistematizando etapas de cobrança e melhorando o fluxo de caixa e a gestão dos recebíveis.

Por que começar a oferecer o BPO?

Profissionais contábeis são cada vez mais requisitados pelas empresas para oferecer o BPO financeiro. De acordo com Amanda Morais, contadora Master Soluti e consultora financeira credenciada pelo Sebrae DF, o BPO financeiro é uma área de atuação que pode alavancar negócios e se tornar uma fonte de renda expressiva para contadores. Diante da complexidade crescente de processos, empresas demandam especialistas que possam garantir a gestão financeira adequada e evitar perdas e atrasos.

O BPO está fortemente relacionado à digitalização de processos. Além da redução de custos para a empresa, esse fator também é um aliado do profissional contábil, que pode aproveitar a flexibilidade geográfica para atender não só clientes locais, mas também de todo o país. Contadores que oferecem o BPO como diferencial competitivo podem ampliar o seu leque de serviços, prospectar clientes fora de sua base atual e se firmar no mercado como profissionais inovadores e ágeis.

Outra vulnerabilidade da contabilidade tradicional também pode ser resolvida com o BPO: a dificuldade de clientes em entender balancetes e relatórios. Com o BPO, o trabalho é mais fluido e colaborativo, permitindo que, através do fluxo de caixa, o cliente visualize toda a sua jornada financeira de forma clara. Isso facilita o entendimento dos números e melhora a experiência do cliente, que passa a valorizar mais o serviço do profissional contábil.

Contadores que estão começando a oferecer BPO podem focar em prestadores de serviço e outras atividades que não envolvem tarefas complexas, como gerenciar estoques. Posteriormente, é possível alcançar comércios e empresas de pequeno e médio porte, produtoras, clínicas e agências. Empresas de e-commerce são clientes ideais para o BPO, pois, apesar de operarem em meio digital, muitas vezes carecem de processos financeiros sólidos e organizados, algo que o BPO pode proporcionar com facilidade.

Primeiros passos: ERP e Certificação Digital

Para começar a organizar o BPO, o profissional contábil deve, em primeiro lugar, definir qual sistema ERP irá utilizar. Um sistema de planejamento de recursos corporativos integra todos os dados e processos de uma empresa, e é imprescindível para que a gestão financeira possa ser vista sob uma perspectiva ampla e funcional.

Softwares simples, como planilhas de organização, são muito limitados e não possuem os recursos necessários para otimizar processos digitais de forma adequada. Em contrapartida, um ERP oferece segurança de dados e a capacidade de escalar métodos e modelos de forma eficiente. Em suma, um sistema ERP acelera etapas e facilita o trabalho no BPO.

Ao escolher o ERP, o profissional contábil deve considerar quais são as facilidades que ele oferece, buscando uma solução que aumente a agilidade na entrega das informações financeiras ao cliente e permita um fluxo de trabalho mais rápido e confiável. 

Outro ponto fundamental é o uso do Certificado Digital. Como o BPO já nasce digital, o Certificado Digital permite a busca e emissão de notas fiscais diretamente pelo ERP, tornando o processo ainda mais seguro e eficiente. Um Certificado Digital de confiança é indispensável para garantir uma operação fluida e integrada no BPO.

Com mais de 16 anos de tradição no mercado, a Soluti oferece diversas opções de Certificados Digitais que podem ser integrados a sistemas de ERP e oferecem uma experiência simples e confiável para profissionais de contabilidade e empreendedores. Acesse o site oficial da Soluti e conheça a melhor opção para o seu negócio. 

Metodologia no BPO Financeiro

A contadora Master Soluti, Amanda Morais, explica que é essencial ter uma metodologia bem definida para organizar o BPO financeiro, começando com um roteiro e cronograma de todas as ações previstas. No BPO, é fundamental padronizar as atividades, para que seja possível definir um método de trabalho que seja eficaz tanto para o profissional contábil quanto para o cliente atendido. 

Primeiramente, no âmbito comercial, é necessário desenvolver propostas, negociar com o cliente, fechar contratos e ter um checklist com as perguntas que serão feitas no primeiro contato. O alinhamento do processo comercial e das expectativas do cliente desde o início é crucial para garantir o sucesso do BPO.

Após esta etapa inicial, a comunicação com o cliente precisa ser bem gerida. É importante definir quais serão os canais de comunicação utilizados, como WhatsApp, e-mail ou algum aplicativo específico. A gestão de documentos também deve ser cuidadosamente planejada, desde a recepção até a organização desses arquivos no BPO. 

A implantação é outro ponto crucial, começando pelo onboarding do cliente. Nesta fase, é necessário mapear toda a jornada do cliente dentro do BPO, começando por inserir as informações no ERP, e garantir que esse processo seja bem estruturado para evitar problemas futuros. 

Após a implantação, a operação interna deve ser criada, definindo como os dados financeiros serão lançados e como a rotina do BPO será gerida. Uma vez estabelecida a operação, é hora de gerar relatórios e análises, essenciais para fornecer informações valiosas aos clientes. Utilizar um organizador de tarefas específico para BPO é indispensável para gerenciar essas atividades de forma eficiente, evitando confusões e falhas no processo, e mantendo a conformidade com a LGPD.

Em seguida, temos a etapa de monitoramento. É fundamental avaliar se o cliente está satisfeito com as entregas e se ele entende os dados fornecidos pelo BPO. Acompanhar e compreender o feedback do cliente é determinante para o sucesso da empreitada. O BPO vai além da simples organização de contas a pagar e a receber. Ele é uma gestão financeira que oferece ao cliente informações estratégicas para a tomada de decisões. Por isso, o monitoramento permite ajustar e aprimorar o processo, garantindo que as expectativas sejam atendidas e o serviço continue a evoluir.

Como criar rotinas no BPO financeiro

Criar rotinas no BPO financeiro é essencial para mapear e padronizar processos, permitindo a escalabilidade e a eficiência. Identificar problemas e apresentar soluções é um dos principais objetivos do BPO, que visa auxiliar o cliente na tomada de decisões. É fundamental entregar relatórios diários, semanais, mensais e semestrais, com base nas necessidades do cliente, pois isso determinará quais informações serão fornecidas. 

Amanda Morais, contadora Master Soluti, afirma que, assim como um médico depende de exames para diagnosticar problemas de saúde de seus pacientes, os relatórios financeiros são cruciais para avaliar a saúde financeira de uma empresa e, a partir daí, tomar medidas de correção de curso ou aplicar ajustes necessários. 

Esses relatórios devem conter dados relevantes e precisos, pois informações incorretas podem comprometer o entendimento da situação financeira. Relatórios bem elaborados permitem ao cliente identificar o momento ideal para novos investimentos e avaliar se o seu negócio possui recursos suficientes para crescer. Além disso, eles ajudam a identificar pontos fortes e fracos, otimizar recursos e realizar um controle preventivo do fluxo de caixa, alertando o empreendedor sobre possíveis riscos financeiros.

A integração entre o BPO e a contabilidade torna o processo mais eficiente, reduzindo o tempo gasto com o envio de documentos e melhorando a satisfação do cliente. Dessa forma, o contador pode oferecer serviços contábeis tradicionais e BPO em conjunto, ampliando o seu ticket médio e aumentando a sua produtividade. 

Participe da trilha de conhecimento "BPO na Contabilidade"

Em sua Central de Conteúdos, a Soluti oferece a trilha de conhecimento "BPO na Contabilidade", projetada para capacitar profissionais contábeis nas rotinas essenciais do BPO financeiro, oferecendo uma visão prática e estratégica sobre o tema. 

Sob a orientação de Amanda Morais, o profissional aprenderá a implementar e gerenciar processos financeiros eficientes. O curso é gratuito e aborda a escolha e utilização de um ERP adequado, a importância do Certificado Digital, e outros aspectos fundamentais para otimizar operações e garantir a conformidade.

Fonte: Contábeis